Baza wiedzy to zautomatyzowany system autorstwa K2 Web Systems, publikujący i archiwizujący dokumenty firmowe w portalu w ściśle określony i  uporządkowany sposób. Zatwierdzone dokumenty trafiają w odpowiednie miejsca w bibliotece, umożliwiając poprawne indeksowanie oraz szybkie wyszukanie przez pracownika.

Baza wiedzy to aplikacja w pełni zintegrowana z portalem Microsoft SharePoint, wykorzystująca technologię Windows Workflow Foundation, jeden z fundamentów platformy MOSS 2007. Rozwiązanie stanowi zautomatyzowany system publikujący i archiwizujący dokumenty firmowe w portalu w ściśle określony i uporządkowany sposób.

Każdy dokument  przed publikacją w bazie jest zatwierdzany przez redaktora Bazy Wiedzy, który odpowiada za poprawność treści dokumentów. Zatwierdzone dokumenty trafiają w odpowiednie miejsca w bibliotece, umożliwiając poprawne indeksowanie oraz szybkie wyszukanie dokumentów przez pracownika. Aplikacja wysyła powiadomienia email o do pracownika i Redaktora Bazy Wiedzy po przesłaniu dokumentu do Bazy Wiedzy, oraz do pracownika po akceptacji dokumentu przez redaktora Bazy Wiedzy.

Zautomatyzowany system publikacji i archiwizacji dokumentów autorstwa K2 Web Systems usprawnia procesy dystrybucji wiedzy w organizacji oraz wspiera kontrolę i nadzór nad publikowanymi artykułami. Zatwierdzony dokument trafia w odpowiednie miejsce w bibliotece oraz jest przypisywany do określonej grupy odbiorców, dzięki czemu dokumenty trafiają zawsze do właściwych odbiorców.