K2.Dokumenty to rozwiązanie wspierające procesy gromadzenia, zarządzania i obiegu dokumentów w organizacji, w znacznym stopniu zastępujące obieg dokumentacji w formie papierowej. Dzięki skutecznym sposobom wyszukiwania dokumentów i sprawdzonym mechanizmom kontroli dostępu, odnalezienie wybranego dokumentu jest szybkie i łatwe, z zachowaniem polityki bezpieczeństwa firmy.
K2.Dokumenty to rozwiązanie usprawniające procesy gromadzenia, zarządzania i obiegu dokumentów w organizacji. Aplikacja pozwala na publikowanie takich dokumentów jak regulaminy, instrukcje czy procedury oraz udostępnianie dokumentów wybranej grupie użytkowników.
Każdy dokument opisany jest przez takie dane jak: rodzaj, autor dokumentu czy data publikacji oraz opcjonalnie posiada załącznik oryginalnego dokumentu w postaci skanu. Obieg elektronicznej dokumentacji odbywa się w sposób automatyczny, przydzielając zadania kolejnym uczestnikom procesu według zdefiniowanego procesu. Alerty i powiadomienia o nowych zadaniach akceptacji czy też aktualnych publikacjach dokumentów wysyłane są automatycznie do wybranych użytkowników systemu.
Formularz wydatku przelewowego wraz z powiązanym dokumentem w wersji elektronicznej
Rozwiązanie umożliwia skuteczne wyszukiwanie dokumentów, zarówno po danych opisujących dokument jak i w treści dokumentów. Kontrola dostępu odbywa się na poziomie konkretnej procedury czy innego aktu prawnego organizacji i jest zarządzana przez administratora aplikacji.
K2.Dokumenty jest rozwiązaniem przeznaczonym dla każdej organizacji, w której zarządzanie i obieg dokumentów takich jak regulaminy czy instrukcje odbywa się w formie papierowej. Dzięki zastosowaniu rozwiązania, procesy publikacji, akceptacji czy też autoryzacji dokumentów będą w pełni zautomatyzowane, wypierając czasochłonne przetwarzanie papierowej dokumentacji.
Aplikacja pozwala na publikowanie i udostępnianie wewnętrznych dokumentów organizacji wybranym grupom użytkowników. Zautomatyzowane procesy obiegu dokumentów kontrolują dostęp do dokumentacji oraz eliminują pomyłki w zadaniach akceptacji tak ważnych dokumentów jak procedury czy regulaminy wewnętrzne firmy.
Wydajne mechanizmy dostępu i przechowywania nawet dużej liczby dokumentów w postaci skanów powodują, że rozwiązanie doskonale nadaje się do dużej organizacji, z rozproszoną strukturą jednostek (np. spółki grupy). Dzięki skutecznym wyszukiwarkom operującym na metadanych (np. rodzaj dokumentu) oraz treści dokumentów, odnalezienie procedury czy instrukcji jest łatwe i efektywne.
Rozwiązanie posiada funkcje powiadomienia wybranych użytkowników o powstaniu nowych edycji czy też zmianach dokumentów, co usprawnia procesy monitorowania i śledzenia zmian w rejestrach dokumentacji firmowej. Dodatkowo, system zapewnia kontrolę znajomości wybranych aktów prawnych przez pracowników przy użyciu elastycznego modułu do tworzenia i publikowania testów.
Wykorzystane technologie:
- K2.NET 2003
- Microsoft Office SharePoint Server 2007
- Microsoft SQL Server 2005
- Microsoft Active Directory
- Microsoft .NET